Messaggio fuori orario: 12 modelli di risposta automatica per chat ed email

Un buon messaggio fuori orario fa quattro cose in due o tre frasi: conferma che il messaggio è arrivato, dice con precisione quando risponderà una persona (un giorno e un'ora, non "al più presto"), indica cosa può fare subito il cliente e chiede l'unico dato che ti serve per risolvere con una sola risposta, quasi sempre il numero d'ordine. Qui trovi 12 modelli di risposta automatica per chat ed email costruiti così, dalla sera di un giorno feriale alla chiusura di Natale, e le impostazioni per inviarli da soli.

Cosa deve contenere un messaggio fuori orario

Quasi tutti gli esempi di "messaggio fuori orario" che trovi in rete sono pensati per WhatsApp Business, per gli SMS o per la segreteria telefonica. La chat e l'email di un negozio online chiedono qualcosa di diverso, perché il cliente di solito vuole una di tre cose: lo stato dell'ordine, una risposta su un reso o un aiuto per decidere prima di comprare. Costruisci ogni messaggio con quattro elementi:

1. Conferma di ricezione. "Grazie, il tuo messaggio è arrivato." Una riga. Gli dice che non serve riscrivere o aprire un'altra chat.
2. Un orario di risposta vero. "Ti rispondiamo lunedì dalle 9:00." Un giorno e un'ora valgono più di "entro 24 ore", che il sabato sera non è vero. Se vendi all'estero, aggiungi il fuso orario.
3. Qualcosa che può fare adesso. La pagina di tracciamento, il modulo di reso, la guida alle taglie. Se la risposta è già sul tuo sito, metti il link.
4. Cosa mandarti. "Aggiungi il numero d'ordine e risolviamo in un colpo solo." Così tre messaggi del lunedì diventano uno.

Non scusarti per essere chiuso. Alle 23:00 è normale essere chiusi. Il cliente vuole un orario chiaro.

Quale messaggio in quale momento

12 modelli di messaggio fuori orario da copiare

Sostituisci le parti tra parentesi quadre. In chat resta intorno alle tre righe; l'email può contenere qualcosa in più.

1. Sera di un giorno feriale, chat

Grazie per il messaggio. In questo momento il team non è online e ti risponderà qui domani dalle 9:00. Se si tratta di un ordine, aggiungi il numero d'ordine e risolviamo tutto in una volta.

2. Sera di un giorno feriale, risposta automatica via email

Oggetto: Abbiamo ricevuto il tuo messaggio

Ciao,

grazie per aver scritto a [Negozio]. Rispondiamo alle email dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 18:00, e ti risponderemo entro [domani alle 12:00].

Tempi di spedizione, resi e metodi di pagamento sono qui: [link alla pagina di aiuto]. Per seguire il pacco usa il link nell'email di conferma della spedizione.

Se non l'hai già fatto, rispondi a questa email con il numero d'ordine: così ti aiutiamo prima.

Il servizio clienti di [Negozio]

3. Venerdì sera e weekend

Grazie per averci scritto. Nel weekend non ci siamo, torniamo lunedì alle 9:00 e rispondiamo ai messaggi in ordine di arrivo. Il tuo messaggio è salvato, non serve inviarlo di nuovo.

4. Sabato con orario ridotto

Il sabato siamo aperti fino alle 14:00, quindi per oggi il team è già andato via. Ti risponderemo lunedì dalle 9:00. Se preferisci ricevere la risposta via email, lasciaci il tuo indirizzo.

5. Giorno festivo

Oggi il team è a casa per [festività]. Torniamo domani, [venerdì], alle 9:00. Gli ordini di oggi vengono preparati e spediti [venerdì].

Nel 2026 l'8 dicembre, l'Immacolata, cade di martedì: molti team fanno ponte lunedì 7. In quel caso il messaggio deve citare entrambi i giorni.

6. Chiusura di Natale e Capodanno

Il nostro servizio clienti resta chiuso dal [24 al 27 dicembre] e il [1° gennaio]. Gli ordini ricevuti dopo il [23 dicembre alle 12:00] partono dal [28 dicembre]. Risponderemo a tutti i messaggi dal [28 dicembre alle 9:00], partendo dai meno recenti.

Nel 2026 la Vigilia cade di giovedì e il 28 dicembre di lunedì. E ricordati dell'Epifania: il 6 gennaio 2027 è mercoledì.

7. Alta stagione (settimana del Black Friday)

Grazie per la pazienza. La settimana del Black Friday è la più intensa dell'anno, quindi ora rispondiamo entro [un giorno lavorativo] invece che in poche ore. Lo stato dell'ordine e il tracciamento sono sempre aggiornati qui: [link].

Nel 2026 il Black Friday cade il 27 novembre. Attiva questo messaggio qualche giorno prima e toglilo il lunedì successivo.

8. "Dov'è il mio ordine?" fuori orario

Grazie. Lo stato più recente del tuo pacco lo trovi nel link di tracciamento dell'email di spedizione. Se non si muove da [3 giorni lavorativi], mandaci il numero d'ordine e domani dalle 9:00 verifichiamo con il corriere.

Per le risposte che il team invia la mattina dopo, trovi i nostri 8 messaggi per i ritardi nella consegna, per pacchi in ritardo, fermi o smarriti.

9. Domanda su un reso fuori orario

Puoi rendere gli articoli entro [30] giorni dalla consegna e avviare il reso da solo qui: [link resi]. Se qualcosa è arrivato danneggiato, mandaci una foto e il numero d'ordine e domattina ce ne occupiamo.

10. Domanda prima dell'acquisto

Bella domanda. Chi conosce meglio i nostri prodotti torna domani alle 9:00. Lasciaci la tua email e ti mandiamo la risposta lì, così non devi tenere aperta questa pagina. Forse la [guida alle taglie] ha già la risposta.

11. Quando risponde prima un assistente IA

Sono l'assistente IA di [Negozio]. Posso rispondere subito a domande su spedizioni, resi e taglie. Per tutto il resto, il team subentra domani dalle 9:00 e vedrà tutta questa conversazione.

12. Lunedì mattina, dopo una lunga attesa

Grazie per aver aspettato durante il weekend. [Risposta.] Se ti serve altro, rispondi qui: arriva direttamente a me.

Cinque errori che fanno scrivere il cliente due volte

• "Ti risponderemo al più presto." Non dice niente. Indica giorno e ora.
• "Entro 24 ore" il venerdì sera. Un messaggio del venerdì alle 21:00 aspetta 60 ore fino a lunedì alle 9:00. Conta i giorni lavorativi ("entro un giorno lavorativo") oppure indica il giorno.
• Niente fuso orario quando vendi all'estero. "Alle 9:00" dice poco a un cliente che vive tre ore avanti rispetto a te.
• Il messaggio di Natale resta attivo a gennaio. Il cliente legge "chiusi per le feste" il 7 gennaio. Programmalo con una data di fine.
• "Per favore resta in chat." Stasera non arriverà nessuno. Lascia che il cliente se ne vada e riceva la risposta via email.

Esempio: venerdì sera in un negozio di biancheria per la casa

Un negozio di due persone a Bologna vende biancheria per la casa online e risponde in chat dal lunedì al venerdì, dalle 9:00 alle 17:30. Venerdì alle 21:40 una cliente chiede se il copripiumino matrimoniale da 255 × 200 cm va bene per il suo piumino da 250 × 200.

La schermata iniziale del Messenger mostra già il tempo di risposta previsto, quindi non si sorprende. Quando invia la domanda parte il modello 10 come risposta automatica e, visto che il negozio ha attivato "email quando nessuno è online", lascia il suo indirizzo invece di aspettare. Lunedì alle 9:10 una collega apre la conversazione e risponde: sì, con 5 cm di margine in larghezza, più il link alle federe della stessa linea. Una risposta sola, nessun botta e risposta con "scusa per il ritardo".

Come farli partire da soli

I modelli servono solo se nessuno deve ricordarsi di attivarli. In Shopxare:

1. Imposta orari di ufficio e festività. Lo fai una volta in team e assegnazione. Gli orari determinano il tempo di risposta previsto e si possono usare come condizione nei workflow.
2. Mostra il tempo di risposta previsto nella schermata iniziale del Messenger e attiva email quando nessuno è online in Personalizzare il Messenger. Se di notte preferisci non mostrare la chat, puoi nascondere il pulsante quando nessuno è online.
3. Invia il messaggio fuori orario in automatico con un workflow: trigger "Una nuova conversazione arriva al team", condizione orari di ufficio, azione "rispondere come bot". Le variabili delle risposte salvate funzionano anche qui: Ciao {{contact.name | a te}} saluta per nome chi conosci e con "Ciao a te" tutti gli altri.
4. Salva le risposte del lunedì come risposte salvate condivise, così il team digita "/" e sceglie invece di scrivere da zero.
5. Lascia che di notte Are AI risponda alle domande semplici. Nelle impostazioni di Are AI scegli cosa fa fuori dagli orari di ufficio (Are AI). Per le attività di routine a molti clienti va bene: nel sondaggio di Zendesk su circa 5.100 consumatori in 22 paesi, il 67% si è detto pronto ad affidare a un'IA attività come il tracciamento degli ordini (Zendesk CX Trends 2025). Il modello 11 è il saluto per questo caso.
6. Annuncia le chiusure prima dell'acquisto con un banner programmato sul sito (Banner e messaggi). Un banner dal 20 dicembre ti risparmia molte chat del tipo "arriva prima di Natale?".
7. Controlla l'arretrato del lunedì. In Report → Conversazioni vedi gli obiettivi di risposta mancati e le ore di punta (Report). Se si riempiono sempre le stesse ore serali, forse conviene restare online un'ora in più.

Molti cercano anche il messaggio fuori orario per WhatsApp Business. Il canale WhatsApp in Shopxare è in arrivo; nel frattempo i modelli qui sopra vanno bene nel campo del messaggio di assenza di qualsiasi strumento.

Quando il messaggio fuori orario è la risposta sbagliata

• C'è davvero qualcuno online. Il Messenger mostra il team online finché qualcuno ha Shopxare aperto. Se quel portatile resta acceso tutta la notte, il visitatore si aspetta una risposta rapida e non la riceve. Chiudi l'app quando finisci, altrimenti il messaggio fuori orario e lo stato "online" si contraddicono.
• La sera arrivano sempre le stesse tre domande. Se ogni sera qualcuno chiede "spedite in Sardegna?", un articolo del centro assistenza o Are AI risponde anche alle 23:00. Il messaggio fuori orario fa solo aspettare il cliente per una risposta che hai già scritto.
• Starai via per giorni. Un negozio gestito da una persona sola che va in ferie deve dirlo con un banner prima del pagamento, non con una risposta automatica dopo l'ordine.

Provalo nel tuo negozio

Shopxare è gratuito e non chiede la carta di credito. Installa il Messenger, imposta gli orari e salva i modelli qui sopra come risposte salvate. Se stai ancora confrontando gli strumenti, il nostro confronto tra live chat gratuite mette i piani uno accanto all'altro.

Domande frequenti

Cosa scrivere in un messaggio fuori orario?

Che hai ricevuto il messaggio, quando risponderà una persona (giorno e ora precisi), cosa può fare subito il cliente (un link) e quale dato deve mandarti, per esempio il numero d'ordine. Bastano due o tre frasi.

Come si imposta una risposta automatica fuori orario?

Imposta gli orari di ufficio nello strumento di chat e crea una regola che risponde quando arriva una nuova conversazione fuori da quegli orari. In Shopxare è un workflow con il trigger "Una nuova conversazione arriva al team", la condizione orari di ufficio e l'azione "rispondere come bot".

Conviene promettere "entro 24 ore"?

Solo se rispondi sette giorni su sette. Altrimenti già un messaggio del venerdì sera rompe la promessa. Scrivi "entro un giorno lavorativo" oppure indica il giorno: "lunedì dalle 9:00".

Cosa scrivere quando il negozio chiude per le feste di Natale?

I giorni di chiusura, il giorno in cui torni a rispondere e l'ultimo orario utile per ordinare prima che si fermino le spedizioni. Il modello 6 li contiene tutti e tre. Metti le stesse date in un banner sul sito qualche giorno prima.

Messaggio fuori orario o chatbot con IA?

Fanno lavori diversi. Un assistente IA può rispondere a qualsiasi ora alle domande la cui risposta è scritta nelle tue condizioni; il messaggio fuori orario dice quando una persona si occuperà del resto. Quasi tutti i negozi hanno bisogno di entrambi. Per la prima parte c'è la nostra guida per configurare un chatbot AI con i tuoi contenuti.