Ticketsystem kostenlos: 7 Optionen für kleine Support-Teams im Vergleich und Einrichtung in 6 Schritten (2026)

Kurz gesagt: Im Oktober 2026 bekommst du ein Ticketsystem kostenlos bei fünf Anbietern: Zoho Desk Free (3 Agents, nur E-Mail), HubSpots kostenlose Tools (2 Nutzer, HubSpot-Branding in Chat und E-Mail), Help Scout Free (5 Nutzer, aber nur 100 Kontakte im Monat), osTicket (Open Source, du hostest selbst) und Shopxare (unbegrenzt viele Plätze, E-Mail-Tickets und Live-Chat zusammen). Freshdesk zeigt auf der Preisseite keinen kostenlosen Plan mehr, nur eine 14-tägige Testphase. Wenn zwei Leute eine Handvoll E-Mails am Tag beantworten, reicht vorerst oft ein gemeinsames Postfach in Google Groups.

Alle Limits unten stammen von der Preis- oder Produktseite des jeweiligen Anbieters, geprüft im Oktober 2026.

Was ein Ticketsystem kann, was ein gemeinsames Postfach nicht kann

Ein Ticket ist eine Kundenanfrage mit vier Dingen dran: einer Nummer, einer zuständigen Person, einem Status und dem kompletten Verlauf. Klingt nach wenig. In der Praxis verschwinden damit die drei Probleme, die jedes geteilte Gmail- oder Outlook-Postfach irgendwann hat:

1. Zwei Leute beantworten dieselbe E-Mail, jeweils ein bisschen anders.
2. Niemand antwortet, weil jeder dachte, die Kollegin kümmert sich.
3. Niemand kann sagen, wie viele Anfragen gerade offen sind und welche die älteste ist.

Du brauchst eins, sobald Kunden "Gibt es schon was Neues?" schreiben, sobald du im Ordner "Gesendet" suchst, ob schon jemand geantwortet hat, oder sobald eine Anfrage übers Wochenende liegen bleibt, weil sie im Kopf eines Kollegen war und nicht in einer Liste.

Kostenlose Ticketsysteme im Vergleich (Oktober 2026)

Quellen: Zoho Desk Preise, HubSpot Service Hub Preise und HubSpot Ticketsystem, Help Scout Preise, osTicket auf GitHub, Google-Hilfe zum gemeinsamen Posteingang, Shopxare Preise, Freshdesk Preise, alle geprüft im Oktober 2026. Die Preise sind in US-Dollar angegeben, wie auf den Seiten der Anbieter. Ein Freshworks-Artikel erwähnt ein kostenloses Programm für 1–2 Agents für sechs Monate; auf der Preisseite selbst steht nur die Testphase, deshalb haben wir es nicht mitgezählt.

Die Spalte, die meistens entscheidet, ist "Der Haken". Zoho und Help Scout sind gute Ticket-Tools, deren kostenlose Pläne bei E-Mail aufhören. HubSpots Gratis-Stufe ist großzügig, endet aber bei zwei Nutzern. osTicket kostet keine Lizenz, aber jeden Monat Zeit für die Wartung.

Vier Fragen für die Auswahl

1. Schreiben dir Kunden nur per E-Mail? Dann reichen Zoho Desk Free oder Help Scout Free. Nutzen sie auch den Chat auf deiner Website, gehören Chat und Tickets an einen Ort: HubSpot oder Shopxare.
2. Wie viele Leute antworten? Zu zweit passt HubSpot, zu dritt Zoho, zu fünft Help Scout. Darüber bleiben als kostenlose Optionen ohne Platzlimit nur osTicket und Shopxare.
3. Wie viele verschiedene Kunden schreiben pro Monat? Help Scouts kostenloser Plan zählt Kontakte, nicht E-Mails. Ein Shop, in dem täglich fünf neue Kunden schreiben, ist nach drei Wochen über 100.
4. Wer kümmert sich um die Wartung? Wenn niemand im Team PHP auf einem Server aktualisieren will, lass osTicket weg. Ein gehostetes Tool ist günstiger als ein Wochenende, an dem du ein kaputtes Update reparierst.

Ticketsystem an einem Nachmittag einrichten

Die Schritte sind in jedem Tool gleich. Wo es hilft, nennen wir die Menünamen in Shopxare, weil wir dieses Tool am besten kennen.

1. Eine Support-Adresse festlegen

Nimm eine Adresse, zum Beispiel [email protected], und hör auf, Kunden aus persönlichen Postfächern zu antworten. Setz sie in die Bestellbestätigung, in den Footer und auf die Kontaktseite. Schreiben Kunden schon an drei Adressen, leite die anderen beiden auf diese eine weiter.

2. Die Adresse ins Ticketsystem weiterleiten

Jedes Tool gibt dir eine Weiterleitungsadresse. In Shopxare findest du sie unter Einstellungen → E-Mail & Tickets: Anbieter wählen (Gmail / Google Workspace, Outlook / Microsoft 365 oder cPanel / Titan / andere), die drei Weiterleitungsschritte befolgen und eine Test-Mail von einer externen Adresse schicken. Kommt sie an, zeigt die Seite die Zeit der letzten E-Mail. Schalte Tickets aus neuen E-Mails erstellen ein, damit jede neue E-Mail eine Nummer bekommt. Willst du von deiner eigenen Domain antworten statt vom Standardabsender, trag deine SMTP-Daten unter Eigener SMTP-Server (optional) ein. Alle Schritte stehen in Tickets und E-Mail.

3. Vier bis sechs Ticket-Typen anlegen

Typen zeigen, welche Art Arbeit wartet. Für einen Onlineshop deckt diese Liste die meisten Anfragen ab:

• Wo ist meine Bestellung
• Widerruf, Retoure oder Umtausch
• Ware beschädigt oder falsch geliefert
• Rechnung oder Zahlung
• Produktfrage
• Großhandel oder B2B

Halt die Liste kurz. Bei zwölf Typen wählt niemand den richtigen. Shopxare hat zusätzlich Backoffice-Typen, die der Kunde nie sieht, praktisch für Aufgaben wie "Lager: Paketgewicht prüfen".

4. Wenige Status verwenden

Vier reichen: Eingereicht, In Bearbeitung, Wartet auf Kunde, Gelöst. Am wichtigsten ist "Wartet auf Kunde": Er trennt Tickets, die dich brauchen, von Tickets, bei denen ein Foto oder eine Bestellnummer vom Kunden fehlt. So zeigt deine offene Liste echte Arbeit.

5. Festlegen, wer welches Ticket bekommt

Zu zweit reichen eine gemeinsame Liste und eine Regel ("das älteste zuerst"). Ab drei Leuten lass das Tool zuweisen. Shopxare bietet Round Robin (reihum) oder Ausgeglichen (an die Person mit den wenigsten offenen Konversationen), nur an Teammitglieder, die verfügbar sind, optional mit einer Obergrenze pro Person. Mit Regeln gehen Rechnungs-Tickets an ein Team und Retouren an ein anderes. Mehr dazu in Teams und Zuweisung.

6. Ticketnummer sofort schicken und ein Antwortziel setzen

Eine sofortige Eingangsbestätigung mit Ticketnummer verhindert die meisten "Haben Sie meine Mail bekommen?"-Nachfragen. In Shopxare heißt das Neue Anfragen bestätigen. Setz dann ein Ziel für die erste Antwort, das du halten kannst, zum Beispiel vier Geschäftsstunden für E-Mail, und prüf es jede Woche. Was du messen solltest, steht in unserem Beitrag zu KPIs im Kundenservice; die Antworten für den ersten Tag findest du bei unseren Textbausteinen für den Kundenservice.

Verkaufst du zusätzlich auf Amazon oder Kaufland, kannst du die Käufernachrichten von dort im selben Posteingang beantworten, siehe Marktplätze.

Beispiel: eine kaputte Tasse in einem Shop für Wohnaccessoires

Drei Leute betreiben einen Shop für Wohnaccessoires. Eine Kundin schreibt an support@: "Hallo, Bestellung #1047 ist angekommen, aber eine der Tassen ist gesprungen. Können Sie mir eine neue schicken?"

Aus der E-Mail wird Ticket #212, Typ Ware beschädigt oder falsch geliefert, Round Robin weist es Lena zu. Die Kundin bekommt sofort: "Danke, Ihre Anfrage ist unter Ticket #212 bei uns eingegangen. Wir antworten innerhalb von vier Geschäftsstunden."

Lena antwortet innerhalb einer Stunde:

Hallo Frau Becker, das mit der gesprungenen Tasse tut uns leid. Können Sie uns ein Foto der Tasse und des Kartons schicken? Sobald wir es haben, schicken wir kostenlos Ersatz, meist noch am selben Tag. Ticket #212.

Sie setzt den Status auf Wartet auf Kunde. Das Foto kommt am nächsten Morgen, das Ticket springt zurück auf In Bearbeitung, das Lager bekommt ein Backoffice-Ticket zum Versand, und Lena setzt #212 mit der Sendungsnummer auf Gelöst. Hätte dieselbe Kundin im Website-Chat gefragt, hätte Lena im Konversationsmenü In Ticket umwandeln genutzt; der Chat behält seinen Verlauf und bekommt eine Nummer.

Wann du noch kein Ticketsystem brauchst

Auch das gehört dazu, denn ein Tool, das keiner nutzt, ist schlechter als ein aufgeräumtes Postfach:

• Eine Person beantwortet alles. Die Hauptaufgabe eines Tickets ist zu zeigen, wem eine Anfrage gehört. Bei einer Person schafft das auch ein markierter Ordner.
• Weniger als etwa zehn Anfragen am Tag, und niemand hat nachgefragt. Labels in Gmail oder ein gemeinsamer Posteingang in Google Groups reichen.
• Die meisten Fragen sind dieselben drei. Stell Versand, Retouren und Größen erst auf eine Hilfeseite. Weniger E-Mails sind besser als schnelleres Sortieren.

Steig um, sobald zwei der drei Probleme vom Anfang dieses Beitrags in derselben Woche auftauchen.

FAQ

Gibt es ein komplett kostenloses Ticketsystem? Ja. osTicket ist Open Source und kostenlos, wenn du es selbst hostest. Gehostete kostenlose Pläne gibt es im Oktober 2026 bei Zoho Desk (3 Agents), HubSpot (2 Nutzer), Help Scout (5 Nutzer, 100 Kontakte im Monat) und Shopxare (ohne Platzlimit).

Hat Freshdesk einen kostenlosen Plan? Auf der Preisseite steht im Oktober 2026 kein kostenloser Plan, nur eine 14-tägige Testphase des Enterprise-Plans. Der günstigste bezahlte Plan, Growth, kostet 19 $ pro Agent und Monat bei jährlicher Zahlung.

Kann ich Gmail als Ticketsystem nutzen? Teilweise. In einem gemeinsamen Posteingang in Google Groups können Mitglieder eine Konversation zuweisen, als erledigt, ohne Handlungsbedarf oder Duplikat markieren und gelöste ausfiltern. Ticketnummern, Antwortziele und Berichte fehlen, deshalb passt das für zwei Leute mit wenig Volumen.

Was ist der Unterschied zwischen Ticket und Live-Chat? Ein Chat ist ein Gespräch, das jetzt stattfindet; ein Ticket ist eine Anfrage, die bis zur Lösung verfolgt wird, oft über Tage. Viele Chats sind nach einer Minute erledigt und brauchen kein Ticket. Die, für die eine Erstattung, ein Foto oder das Lager nötig ist, sollten eins werden.

Welches kostenlose Ticketsystem ist das beste für kleine Unternehmen? Das hängt von deinen Kanälen und der Teamgröße ab. Nur E-Mail und bis zu drei Leute: Zoho Desk Free. Schon bei HubSpot: HubSpot. Chat plus E-Mail oder mehr als fünf Leute: Shopxare. Volle Kontrolle auf dem eigenen Server: osTicket.

Wenn du E-Mail-Tickets und Website-Chat in einem kostenlosen Posteingang willst, kannst du Shopxare kostenlos und ohne Kreditkarte starten. Wenn du einen bezahlten Helpdesk verlassen willst, zeigt unser Zendesk-Alternativen-Vergleich, was die bezahlten Optionen kosten.